manuell tidshantering
På Vojigo har vi länge använt Harvest för att hålla koll på vår tidsredovisning i olika projekt. Fördelen med Harvest att det är väldigt enkelt att välja vilket projekt jag ska jobba med just nu samt starta och stoppa klockan. Harvest håller då automatiskt koll på hur mycket tid jag upparbetar i varje projekt.
Jag har tidigare inte haft någon integration mellan Pipedrive och Harvest utan lagt upp projekten manuellt i Harvest och när projektet avslutats och ska faktureras, kopierat hur mycket tid jag använt i Harvest och klistrat in det i Pipedrive på relevant produkt på affären för att sedan skapa ett fakturautkast i Visma eEkonomi med en knapptryckning.
Från manuell till automatisk tidshantering
I veckan var jag med på ett Zapier webinar där de visade hur man kan automatisera tidshantering mellan Harvest och projektverktyget Monday. Det inspirerade mig att automatisera hanteringen mellan Pipedrive och Harvest.
Jag skapade en knapp i Pipedrive för att jag vill själv kunna bestämma när projekt ska skapas i Harvest. Det jag behövde hantera var att ibland tillhör projektet en ny kund och då måste jag även skapa kunden i Harvest. Dessa två flöden hanterade jag med Zapier PATHs.
För att hålla kolla på projekten så gav jag Pipedrive DEAL_ID som projektnummer i Harvest. Det gör att jag alltid har koll på affärerna i Pipedrive speglas till Harvest.
I Harvest har jag satt upp ett antal TASKs som jag rapporterar tiden på. När uppdraget är slut så skapar jag en preliminär faktura i Harvest. Fakturan kommer aldrig att användas men jag får då informationen skickad till Zapier samtidigt som de tider som ingår i fakturan markeras som fakturerade (något jag fick göra manuellt tidigare).
När fakturan skapas i Harvest skickas en trigger till Zapier. Då jag har projektnumret kan jag enkelt leta fram rätt DEAL i Pipedrive. Jag letar fram rätt produkt i Pipedrive och lägger till den till affären med uppgifterna från Harvest. När det är klart skapar jag en aktivitet i Pipedrive som påminnelse att fakturera.
Med en knapptryckning i Pipedrive så skapar jag sedan ett fakturautkast i Visma eEkonomi.
Jag älskar när jag kan ta bort onödig administration och hellre lägga tiden att hjälpa mina kunder.
“Kan jag spara fem minuter om dagen så blir de två dagar på ett år.”
Det här var ett exempel på hur Zapier kan användas för att minska manuellt arbete. Det finns så många färdiga integrationer i Zapier för olika SaaS lösningar. Har du någon tillämpning du vill automatisera?
Vi du veta mer om Pipedrive och/eller Zapier och dess funktionalitet? Skicka mig då ett mejl till tojo@vojigo.se eller varför inte boka ett möte med mig här >>.
“Med säljträning händer det!”