I veckan fick jag en fråga om Pipedrive har någon faktureringsmodul. Jag vet att på Pipedrive Marketplace finns en hel del appar som hanterar just detta. Kollade runt lite på kundrecensioner och många var missnöjda.
Just den delen har jag själv inte brytt mig om att automatisera. Jag har inte haft så stor volym av fakturor så jag har gjort det manuellt. Jag använder Visma eEkonomi Smart som ekonomisystem och är hyfsat nöjd men har retat mig på en del inställningar. Här kommer ett exempel: då jag skapar en artikel så är momssatsen satt till 25% VAROR. Det innebär att jag manuellt måste ändra detta till 25% TJÄNSTER varje gång, ibland kommer jag ihåg det ibland inte. Jag har varit i kontakt med Visma Support men det går inte att ändra “default” inställningen.
När jag nu fick en fråga från ett företag om att fakturera från Pipedrive tänkte jag att det var bäst att utreda detta och varför då inte göra detta själv för mitt eget bolag.
Jag visste att Visma tagit fram ett Zapier integrationsgränssnitt, som jag tittade på för länge sedan, men då tyckte jag att det saknades ett antal funktioner. Nu var det dags att djupdyka igen.
För att få till funktionen så behöver man använda PRODUKTER i Pipedrive och då krävs minst programlicens ADVANCED. Jag har nu lagt upp Vojigos tjänster som produkter i Pipedrive som sedan blir fakturerbara ARTIKLAR i Visma.
Så här gjorde jag:
När jag markerar en affär som VUNNEN:
Kolla om Kunden finns i Visma om inte skapa Kunden.
Kolla om Artikeln finns i Visma, om inte skapa Artikeln.
Skapa ett fakturautkast i Visma (till kund innehållande artikel) utifrån underlaget i Pipedrives affär.
Tog en stund innan jag förstod hur alla fält skulle mappas. Men efter ett tag så var jag i mål.
Nu slipper jag skapa kunder, fakturor och artiklar manuellt och momsatsen 25% TJÄNSTER blir alltid rätt. Att spara 15 minuter i veckan innebär drygt 11 timmar på ett år.
Det enda jag behöver göra i Visma är att kontrollera att allt ser rätt ut och sedan välja att skicka e-fakturan. Så enkelt, varför har jag inte gjort detta tidigare?
“Med säljträning händer det!”
